Le società che devono svolgere assemblee dei soci o consigli di amministrazione possono procedere con le riunioni da remoto ANCHE SE la modalità NON è prevista dallo statuto.
Il DPCM del 8 marzo 2020 ha previsto che per far fronte all’emergenza Covid 19:
“sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto“.
E' sufficiente che nel luogo di convocazione ci sia la presenza del solo segretario (che nel caso di assemblea straordinaria dei soci è il notaio) se a questi è affidato l'accertamento dell'identità e presenza degli intervenuti.
Non sono quindi vincolanti eventuali clausole statutarie che impongano nel luogo di convocazione la presenza congiunta di Segretario e Presidente.
Secondo il Consiglio del Notariato infatti (vedi nota sotto riportata) tali disposizioni «non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l'intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare con la sottoscrizione del Presidente e del Segretario oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica».
IDENTIFICAZIONE DEI PARTECIPANTI ALLE RIUNIONI DA REMOTO
Si evidenzia che è comunque necessario prevedere sistemi o procedure che consentano di garantire una corretta identificazione delle persone che partecipano alla riunione in remoto.
Questo aspetto è particolarmente complesso nelle società con molti soci o con diversi componenti dell’organo amministrativo (per i quali non sempre si ha una conoscenza diretta).
Allo scopo, esistono sistemi software (es. GoToMeeting) attraverso i quali ai partecipanti (soci e amministratori) vengono riconosciuti tramite codici da digitare sul telefono, firma digitale, riconoscimento biometrico, ecc.
Questo al fine di poter garantire una corretta identificazione e presenza alla riunione.
Nel caso di piccole società “familiari” il problema dell'identificazione non si pone in quanto il Presidente e il Segretario della riunione hanno una diretta conoscenza con i componenti delle varie riunioni (assemblea dei soci e consiglio di amministrazione).
ASSEMBLEE DI SOCIETA' A RESPONSABILITA' LIMITATA (srl)
Nelle Srl è possibile ricorrere al voto espresso mediante consultazione scritta o al consenso espresso per iscritto, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, comma 4, cod. civ..
NOTA IMPORTANTE: LE DISPOSIZIONI DI CUI SOPRA SONO STATE ESPRESSAMENTE DEFINITE NEL SUCCESSIVO DECRETO LEGGE DEL 17.03.2020 "CURA ITALIA" (art. 106)
Massima “emergenziale” n. 187 del 11 marzo 2020 a cura della "Commissione Società" del Consiglio notarile di Milano
L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio).
Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.
