Nuova vita alle riunioni !

Spesso al termine di una riunione si percepisce che il tempo speso è stato mal utilizzato a causa dei scarsi risultati.

Quindi come poter evitare che ciò si ripeta ?

Quali sono le differenze tra le tipiche riunioni italiane e quelle tenute in altri paesi ?

1) le persone molto spesso non hanno chiara evidenza degli argomenti da trattare (mancata diffusione a TUTTI dell'ordine del giorno con informazioni e relativi documenti)

2) la riunione inizia in ritardo a causa dei partecipanti che non arrivano puntuali

3) la riunione termina ben oltre l'orario stabilito con abbandono di singoli partecipanti prima della fine

Come rendere produttive le riunioni ?

Le riunioni lunghe non servono a nulla quindi prima di tutto ricordati di definire una durata breve (max. 90 minuti)

Se la durata è breve non serve la pausa caffè / bagno che quasi sempre rappresenta una fatale interruzione della concentrazione e intensità della partecipazione.

Ti consiglio di informare i partecipanti che l'incontro prevederà comunque due momenti a diversa intensità di lavoro: 

1) elevata intensità (hard): nessuna interruzione neppure per rispondere al telefono, leggere email o messaggi social, wapp, ecc.

2) ridotta intensità (soft): interruzione di 10/15 minuti circa per dare risposta a importanti messaggi ricevuti o lascire spazio per confronti e chiarimenti one to one tra i partecipanti. 

Alcune semplici regole da seguire

a) predisponi preventivamente un ordine del giorno

b) fornisci preventivamente del materiale in modo che tutti siano preparati e uniformemente allineati sugli argomenti

c) esamina i punti dell'ordine effettuando un'esposizione preventiva di ciascun punto suddividendo l'analisi in tre punti:

• passato: rivedi velocemente ciò che è stato fatto fino ad oggi partendo dall'origine; questo serve a far percepire a tutti, anche a chi non c'era in passato, le caratteristiche ed effetti delle scelte già effettuate;
• presente:evidenzia la situazione attuale ponendo l'accento sui problemi rilevati, livello di difficolta', nuove esigenze, modifica del contesto interno o esterno, ecc.
• futuro: esponi delle ipotesi di soluzione e relativi punti forza e debolezza (tempi di attuazione, costi, risorse disponibili, ecc.)

In questo modo il passato, presente e futuro consentono a tutti i partecipanti una visione globale e condivisa tale da evitare una trattazione troppo frammentata da domande riguardanti appunto circostanze passate, presenti e future.

Questo è un approccio estremamente semplice ma molto potente da utilizzare in tutte le riunioni evitando di agire, come spesso accade, senza una struttura operativa prestabilita.

Le indicazioni di cui sopra consentono anche di ottenere altri tre risultati importanti:

1) mantenere il controllo della riunione

2) trasmettere un messaggio di elevata professionalità

3) probabile apprezzamento dei partecipanti (come conseguenza delle positive sensazioni percepite).