Ti spiego cos' è !

Condividere e scambiare documenti è un’operazione sempre più frequente ma spesso ancora complessa.

Per "documenti" intendo contratti, ordini, spedizioni, fatturazioni ...

MA ANCHE registri IVA, bilanci, scritture contabili ...

MA ANCHE distinte bancarie, cartelle, fascicoli, atti notarili, ...

E PENSO ANCHE A spese di cancelleria e carta, toner, smaltimento, spazi protetti e sicuri, ecc.

In pratica volumi enormi quantità di carta, controlli, email, catalogazioni, archiviazioni, conservazioni e dispendiosissime fasi di ricerca, errori, doppie versioni, smarrimenti, ecc.

Dietro a queste numerose attività si nascondono TEMPI E COSTI ENORMI CHE LE AZIENDE NON POSSONO PIU’ SOSTENERE e che con la digitalizzazione si possono notevolmente ridurre.

La soluzione consiste nella DEMATERIALIZZAZIONE ma non è quella cosa semplice e scontata a cui stai pensando !

ESISTONO 2 LIVELLI DI DEMATERIALIZZAZIONE

Hai tutti i tuoi documenti in FORMATO PDF ?? … bene, è già un primo passo.

Più precisamente diciamo che sei al livello DEMATERIALIZZAZIONE 1.0 !

In questo caso i tuoi documenti si definiscono digitali se derivano ad esempio dalla stampa in formato PDF di un testo di Word (quindi senza “passare” per la carta).

Si definiscono invece digitalizzati se invece i tuoi pdf derivano dalla scansione di documenti analogici (quindi documenti cartacei inseriti nello scanner).

Esiste poi un livello superiore rappresentato dalla DEMATERIALIZZAZIONE 2.0.

La differenza rispetto al livello precedente è rappresentata dalla forma del documento.

Nel caso della DEMATERIALIZZAZIONE 1.0 la forma dei documenti pdf (sia digitali che digitalizzati) si dice FORMA DESTRUTTURATA ovvero il loro contenuto può essere definito PASSIVO perché se, ad esempio, dobbiamo cercare, condividere o utilizzare digitalmente le informazioni presenti all’interno dei pdf per altri scopi non abbiamo per nulla vita semplice.

In particolare nel caso di “documenti digitalizzati” (cioè scansionati) l’estrazione digitale delle informazioni è molto complessa. A volte la qualità dell’originale cartaceo o della fase di scansione rendono le informazioni solo “umanamente leggibili” ma non estraibili in senso informatico.

Nei documenti IN FORMA STRUTTURATA (DEMATERIALIZZAZIONE 2.0) invece le informazioni sono ATTIVE cioè ricercabili, condivisibili e utilizzabili automaticamente per altre finalità.

Un tipico caso di documento in forma STRUTTURATA sono i documenti XML rappresentati dalle fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione o tra imprese private.

Il grande vantaggio di una riduzione importante dei tempi e dei costi si ottiene solo con la DEMATERIALIZZAZIONE 2.0 !

Infatti, se adottiamo documenti destrutturati cosa succede ?

PRIMO: i tempi di elaborazione si riducono di oltre il 50%

SECONDO: la ricerca richiede tempi estremamente ridotti ed è più agevole grazie alla possibilità dei campi di ricerca (tag o metadati)

TERZO: proteggere il contenuto è molto più facile, il rischio di perdita è minore, ecc.

IN PRATICA

La DEMATERIALIZZAZIONE 2.0 ovvero una gestione documentale elettronica strutturata fa si che i dati, una volta messi a sistema, possono essere gestiti in modo dinamico se non addirittura interattivo.

Ad esempio:

- le operazioni di ricerca potrebbero essere protette e filtrate secondo i diritti di accesso attribuiti a ciascun utente;

- sarebbe possibile una agevole condivisione del formato dei dati con fornitori, clienti, ecc. aumentando qualità della relazione e la velocità del business.

UN PARTICOLARE DOCUMENTO CHE E' PASSATO DAL FORMATO DESTRUTTURATO (cartaceo o pdf) al FORMATO STRUTTURATO (xml) 

Si tratta della FATTURA ovvero il documento più diffuso in azienda: E' STATO "DEMATERIALIZZATO 2.0" CON LA FATTURA ELETTRONICA

La riduzione di costi ottenibile con la fattura elettronica è notevole: i dati in esso contenuti entrano ed escono dall'azienda, si elaborano, si trovano, si archiviano … in un unico flusso omogeneo senza interruzioni, modifiche, interventi, ecc.